Politique de confidentialité - Medetram

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Politique de confidentialité

Données à caractère personnel

Si les Données transmises aux fins d’utilisation des Services applicatifs comportent des données à caractère personnel, le SIST Mayotte – MEDETRAM garantit avoir procédé à l’ensemble des obligations qui lui incombent au terme de la loi du 6 janvier 1978 dite « Informatique & Libertés » et du Règlement général sur la Protection des Données Personnelles 2016/679 du 27 avril 2016, et avoir informé les personnes physiques concernées de l’usage qui est fait desdites données personnelles.

Dans le cadre de l’utilisation du site par les utilisateurs, le SIST Mayotte – MEDETRAM est amené à collecter et traiter certaines données à caractère personnel les concernant. Pour en savoir plus, tout utilisateur est invité à lire attentivement la Politique de Confidentialité du site relative aux données à caractère personnel des utilisateurs collectées pour les besoins des services. Conformément à la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel et en particulier le règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016, dit Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »), les utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et à la portabilité des données les concernant et peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement et, dans les cas prévus par la loi, demander la limitation du traitement de ces données. Pour exercer ces droits, le SIST Mayotte – MEDETRAM invite chaque utilisateur à adresser un e-mail (dpo@medetram.yt) ou un courrier postal à Délégués à la Protection des Données dont les coordonnées sont en bas de page.

Politique de sécurité et de confidentialité Protection des données personnelles

Depuis sa création en 1998, le SIST Mayotte – MEDETRAM collecte des données à caractère personnel, les exploite et les conserve. Le SIST Mayotte – MEDETRAM a ainsi toujours porté une attention particulière à la protection des données médicales en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. Le traitement des données de santé s’est réalisé dans des conditions garantissant la protection contre toute atteinte et tout accès non autorisé, dans le respect du secret médical et professionnel auxquels sont assujettis les membres de nos équipes médicales et pluridisciplinaires.

Le présent document définit nos engagements pour la protection des données envers nos adhérents et leurs salariés, ainsi que nos fournisseurs et partenaires, et précise les conditions de collecte, d’utilisation et de conservation des données à caractère personnel traitées.

La politique de confidentialité ci-dessous est susceptible d’évoluer, en tout ou partie et d’être modifiée à tout moment par le SIST Mayotte – MEDETRAM pour se conformer à toute évolution, notamment réglementaire qui imposerait d’adapter la présente politique. La modification sera apportée directement sur le présent document, ce qui implique par conséquent de la part de l’utilisateur une consultation régulière de la présente politique pour se tenir informé des modifications éventuelles. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique de confidentialité. En tout état de cause, votre utilisation de notre site internet suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle politique de confidentialité.

La sécurité des données

Le SIST Mayotte – MEDETRAM est doté de procédures internes définissant la collecte, le traitement, et la conservation des données à caractère personnel.

Nos mesures de sécurité, applicables à tous les systèmes utilisés dans le traitement des données personnelles, visent à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de celles-ci, à tout moment et jusqu’à leur suppression de notre système d’information.

La sécurité des données

Le SIST Mayotte – MEDETRAM est doté de procédures internes définissant la collecte, le traitement, et la conservation des données à caractère personnel.

Contacter notre DPO

Pour toute question concernant les données que nous traitons, vous pouvez adresser vos demandes :

Par mail à : dpo@medetram.yt

Par courrier à : DPO SIST Mayotte – MEDETRAM, BP 49 Kaweni – 97645 MAMOUDZOU CEDEX.

Les données concernées

Le SSTI recueille des données à caractère personnel strictement nécessaires à son activité dans le cadre du suivi en santé au travail des salariés des entreprises adhérant à notre organisme, des actions de prévention, et plus généralement de l’organisation de la gestion de son activité. Les données qu’il récolte et traite sont recueillies directement auprès des personnes concernées : les adhérents, leurs salariés suivis, les fournisseurs, les professionnels de santé, les sous- traitants, les salariés de la structure…

Ces données sont :

Des informations administratives, d’identification et de contact telles que : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, adresse postale et électronique (professionnelle et/ou personnelle) numéro de téléphone professionnel et/ou privé, signature, situation familiale, nombre d’enfants.

Des informations relatives à l’emploi, à la formation (diplômes, niveau d’étude…), au poste de travail (qualification, emploi, nom de l’employeur, horaires de travail, risques professionnels dans l’entreprise…)

Des données d’identification et d’authentification pour pouvoir utiliser les services en ligne proposés par le SIST Mayotte – MEDETRAM. (Compte rendus d’activité type logs, création de sessions, dépôt de cookies, adresse IP)

Des données d’identification pour accéder aux différents ateliers proposés par le SIST Mayotte – MEDETRAM (nom de l’entreprise, numéro d’adhérent, le nom du participant, la fonction du participant, l’adresse email du participant, le numéro de téléphone du participant, la possibilité que le participant vienne avec un ordinateur portable, la façon dont le participant a pris connaissance de ces ateliers).

Des données sensibles (en application de la législation en vigueur, dans le respect du secret médical concernant les professionnels de santé ou du secret professionnel pour les autres données) telles que :

Médicales : Données de santé nécessaires à la prise en charge en santé au travail des salariés (suivi individuel de l’état de santé par un professionnel de santé, informations médicales nécessaires pour l’établissement de l’aptitude ou l’inaptitude du travailleur sur son poste de travail, conclusions d’examens complémentaires, diagnostics, antécédents médicaux personnels et de la famille)

Sociales : Données nécessaires au suivi des salariés pris en charge pour la gestion des urgences et des situations médicales qui peuvent en découler (statut matrimonial, situation familiale et personnelle, difficultés économiques, difficultés de logement, handicap, surendettement, ou tout autre donnée qui permet d’apporter un éclairage et des précisions sur la situation du salarié, en vue d’une action médicale) avec le consentement des salariés pris en charge.

Les données personnelles relatives aux origines raciales ou ethniques, aux opinions politiques, à la religion, aux convictions philosophiques ou l’appartenance syndicale, au traitement des données génétiques, à la vie ou orientation sexuelle ne sont pas traitées, à l’exception des cas prévus légalement.

Les finalités et les fondements des traitements de données mis en œuvre

Le SIST Mayotte – MEDETRAM est susceptible de traiter vos informations personnelles, sur la base de l’intérêt légitime (obligation légale pour les entreprises de faire suivre leurs salariés par un service de santé au travail et pour les salariés de se rendre aux convocations de l’organisme de rattachement) et du consentement préalable directement donné par la personne sur le site ou sur d’autres supports du SIST Mayotte

MEDETRAM (et indiqué comme tel) :

Afin de respecter son obligation légale et réglementaire de vous fournir les services et actions qui résultent de la conclusion du contrat passé entre vous et SIST Mayotte –MEDETRAM, notamment pour vous faire connaitre les droits et offres de services qui en découlent, de valider les demandes d’adhésion, d’assurer le suivi en santé au travail et les autres actions de préventions pour les salariés, d’établir et adresser les factures et autres documents administratifs légaux.

Afin de recueillir des informations permettant d’améliorer ses services et son site (par le biais d’utilisation de cookies par exemple) et ce de façon anonyme ou non.

Afin de pouvoir vous contacter pour différents évènements relatifs à son activité, à vos intérêts et aux changements éventuels dans son organisation/réglementation.

Afin de défendre ses intérêts légitimes devant la justice en cas de mise en cause ou de litige.

Pour répondre à des fins d’enquêtes ou d’études, officielles réalisées dans le cadre de la santé au travail (Presanse, Carsat…)

Les destinataires des données personnelles

Le SIST Mayotte – MEDETRAM est le destinataire principal des informations personnelles recueillies.

Aucune information n’est transmise à un tiers sans l’accord express du propriétaire légitime de ces données. Ni le SIST Mayotte – MEDETRAM, ni aucun autre organisme ayant accès à ces informations ne procèderont à la commercialisation des données personnelles des visiteurs et utilisateurs du site. Les autres organismes susceptibles de partager vos données personnelles à l’intérieur de l’union européenne sont :

Les professionnels médicaux

Certaines professions réglementées (avocats, notaires, …)

Notre compagnie d’assurance

Les autorités financières judiciaires ou administratives sur demande et dans la limite de la réglementation

Les partenaires sociaux dans le respect de la législation en vigueur sur demande du salarié

Les dossiers des salariés pourront être transmis selon la réglementation en vigueur, à d’autres professionnels de santé :

Médecin inspecteur du travail, autres médecins du travail ou médecins d’autres spécialités

Ayants droits du salarié

Sur demande et toujours dans la limite de la réglementation, aux autorités judiciaires.

Transfert des données hors de l’Union européenne

Le SIST Mayotte – MEDETRAM ne transfère aucune donnée personnelle en dehors de l’Union Européenne.

Dans le cas où vos données seraient susceptibles d’être transférées dans un ou plusieurs autres pays dont la législation sur la protection des données personnelles serait moins protectrice de vos droits que celle applicable à votre situation, nous prendrions toutes les mesures nécessaires pour assurer un traitement conforme à la réglementation applicable, et pour que ce transfert soit encadré par des clauses contractuelles types, comme celles proposées par la Commission Européenne, permettant de garantir un niveau similaire de protection de vos droits.

Les délais de conservation des données personnelles

Les données à caractère personnel sont conservées par le SIST Mayotte – MEDETRAM uniquement pour le temps correspondant à la finalité de la collecte.

Pour les informations relatives aux cookies et à l’utilisation du site

24 mois

Droit d’accès, de modification, de rectification ou de suppression des données

Pour l’accès au dossier médical, aux comptes-rendus

Période irréfragable de 50 ans (après le départ à la retraite)

Droit d’accès, de modification, de rectification ou de suppression des données

Pour l’accès aux documents administratifs, Rh et comptables

10 ans (à partir de la radiation, de la fin du contrat ...), en conformité avec la loi en vigueur

Droit d’accès, de modification, de rectification ou de suppression des données

Pour l’accès aux données des fournisseurs, prestataires, sous-traitants

Pendant la durée des relations contractuelles et pendant 10 ans après la fin des contrats

Pour l’accès aux données des candidats à un poste de travail

Une fois le choix d’un nouvel employé effectué, suppression des informations sur les candidats non retenus, sauf s’ils acceptent de rester dans le « vivier » de la société pour une durée limitée (2 ans)

Droit d’accès, de modification, de rectification ou de suppression des données

Opérations d’e-mailing

Le temps de l’opération

Lien de désinscription, utilisation des seuls contacts adhérents

Le droit des personnes concernées

Vous disposez de différents droits relatifs à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez vous opposer à tout type de traitements définis dans le présent document pour des motifs légitimes, soit au moment de la collecte de vos données, soit en nous contactant ultérieurement (droit d’opposition).

Vous pouvez demander à ce que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité, mais seulement dans les cas prévus par la loi (droit à la limitation du traitement) :

Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel

Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données

Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits

Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles.

Vous pouvez demander à ce que nous vous communiquions l’ensemble des données à caractère personnel dont nous disposons à votre sujet (droit d’accès). Vous pourrez alors en profiter pour vérifier leur exactitude et les faire rectifier (droit à la rectification) ou les effacer (droit à l’effacement) le cas échéant.